Certos erros na emissão de notas fiscais podem acarretar recolhimentos indevidos de impostos além do prescrito na lei, tais erros podem se referir à quantidade remetida, ao preço cobrado à base de cálculo, à alíquota etc.
Assim, sempre que houver um destaque a maior de IPI e/ou de ICMS numa nota fiscal, no nosso entender, devem o remetente e o destinatário adotar o seguinte roteiro:

2- O remetente

1- Percebido o erro cometido ou recebida a Carta de Comunicação (Modelo 1) do destinatário informando-o da irregularidade ocorrida, deverá emitir, se for o caso, Aviso de Crédito (Modelo 2) em favor do destinatário;

2- enviará carta (Modelo 3) ao destinatário, tendo anexo o citado Aviso de Crédito (Modelo 2), solicitando-lhe uma carta (Modelo 4) pela qual:

2.1- confirme que , por Aviso de Crédito, recebeu o crédito, quando for o caso, bem como do(s) valor(es) do IPI e/ou do ICMS cobrado(s) indevidamente;

2.2- declare que só se creditou do valor do IPI e do ICMS destacado na nota fiscal originária na forma prescrita em lei

2.3- autorize o remetente a requerer a compensação dos impostos destacados indevidamente

2.4- anexa, seja remetida uma cópia da pagina do Registro de Entradas onde a nota fiscal emitida erroneamente foi escriturada

3- escriturará a nota fiscal normalmente pelos valores dela constante, embora se saiba que os valores dos impostos estão errados;

4- recolherá, normalmente, os impostos destacados na nota fiscal, inclusive a parte destacada a maior;

IPI

5- assim que tiver em seu poder a documentação hábil, que comprove o seu não creditamento pelo destinatário, deve proceder da seguinte forma, conforme orientação da Receita Federal no Boletim Central n. 60, de 12.6.92

5.1 no DARF constara o valor do imposto a recolher apurado depois de efetuada a compensação referida no item 3, podendo ser registrada no campo 14 a mencionada compensação;

5.2- na DCTF deverá ser informado o saldo devedor do imposto efetivamente apurado sem os eventuais ajustes decorrentes da compensação (art. 14 IN n.68/93)

5.3c a compensação será feita automaticamente pelo contribuinte, com exceção dos casos previstos no art. 3. da IN n. 67/92, que dependerão de solicitação à Receita Federal.

Exemplo:

a) Pagamento indevido do IPI no valor de R$ 2.000,00 efetuado em 10.03.2000

b) Saldo devedor do IPI no valor de R$ 3.200,00, relativo ao período de apuração de 21 a 31.05.2000

c) Pagamento do IPI efetuado no dia 10.06.2000

d) Valor a ser registrado no DARF: R$ 1.200,00

ICMS

6 - Após o recolhimento do ICMS destacado irregularmente, em obediência ao que dispõe o art. 60, inciso VII do RICMS e a Portaria CAT n. 83/91, deve-se tomar um dos seguintes procedimentos:

- Valores até 50 UFESPs

6.1 - recebida a carta referenciada no item 2, poderá creditar o valor do ICMS destacado a maior, independentemente  de autorização da Fazenda Estadual, diretamente no Demonstrativo Auxiliar à Apuração do ICMS no quadro “Crédito do Imposto - 007 - Outros Créditos”, com a indicação do documento fiscal relativo à operação ou à prestação;

- Valores acima de 50 UFESPs

6.2 - em tais casos, deve requerer (Modelo 5), previamente, autorização ao Posto Fiscal de sua jurisdição, instruindo o pedido com:

6.2.1 - prova de que o interessado assumiu o respectivo encargo financeiro ou, no caso de tê-lo transferido a terceiro, declaração deste, na forma acima explicitada;

6.2.2 - cópia reprográfica do documento fiscal relativo à operação  ou prestação;

6.2.3 - cópia reprográfica da folha do livro de Registro de Saídas, correspondente ao lançamento da operação ou prestação;

6.2.4 - cópias reprográficas do Demonstrativo Auxiliar à Apuração do ICMS e da Guia de Informação e Apuração do ICMS, relativas ao período do lançamento;

6.2.5 - cópias reprográfica da guia de recolhimento do imposto se houver saldo apurado no mês do lançamento;

6.2.6 - quando o pedido exceder a 100 UFESPs e o destinatário se localizar no Estado de São Paulo, cópia reprográfica da folha do livro Registro de Utilização de Documento Fiscais e Termos de Ocorrências na qual foi lavrado o termo mencionado no subitem 4.1 a seguir;

6.2.7 - quando o pedido exceder a 100 UFESP e o destinatário se localizar fora do Estado de São Paulo, a correspondência deve ser a referenciada no sub-item 4.2 a seguir;

Observações:
1 - deve-se considerar o valor da UFESP vigente no primeiro dia do mês da ocorrência do pagamento indevido;

2 - os limites acima se referem a cada documento;

3 - as cópias reprográficas exigidas devem ser autenticadas pela repartição fiscal competente.

7 - após 45 dias, contados da data do respectivo pedido, desde que não haja manifestação da Fazenda, pode se creditar da importância requerida diretamente no Demonstrativo Auxiliar à  apuração  do ICMS, no código “Credito do Imposto - 007 - Outros Créditos” com a rubrica “Pedido de Compensação - Proc.DRT...”. Caso a Fazenda indefira o pedido, o valor assim creditado deverá ser recolhido até 15 dias, contados da data da notificação, com atualização monetária e acréscimos legais, inclusive multa, mediante a utilização de guia de recolhimento especial;

8 - efetuará, quando o ICMS for creditado no Demonstrativo Auxiliar à Apuração do ICMS, a seguinte anotação na
coluna “Observações” da pagina do Registro de Saídas onde se escriturou a nota fiscal em que o ICMS foi destacado a maior: “ICMS - Nota Fiscal (nº) - R$ ......... - Creditado no RICMS na página n...... do livro n.....”;

9 - o creditamento referido no item anterior, no nosso entender, deve ser efetuado pelo valor atualizado monetariamente conforme a variação da UFESP, em face do que dispõe o Decreto n. 38.355, de 28.1.94, principalmente porque revogou o dispositivo que determinava o creditamento pelo valor nominal ( parágrafo 2 do art. 58 do RICMS). Reforça e entendimento o decidido no Proc. DRT-1 11.028 e no Resp 33.383-5.

9.2.2 - O destinatário

1 - Ao receber nota fiscal com destaque a maior de IPI/ICMS, anotará, sempre que possível, a ocorrência no verso do canhoto ou de outro comprovante de recebimento do mencionado documento fiscal;

2 - remeterá Carta de Comunicação (Modelo 1) ao remetente informando-o da irregularidade, até o oitavo dia a contar do recebimento da mercadoria ou antes de sua efetiva utilização, o primeiro que ocorrer;

3 - se for permitido o crédito do IPI e/ou do ICMS, este deverá ser recalculado para a determinação do valor correto que será, então, creditado;

4 - ao receber a carta (Modelo 3) do remetente enviando-lhe o Aviso de Crédito (Modelo 2) expedir-lhe-á outra conforme Modelo 4, de acordo com o caso.

Observação:
Caso o valor for superior a 100 UFESPs e o destinatário se situar:

4.1 - no Estado de São Paulo, esta carta declaraçào deverá ser certificada pela repartição fiscal paulista a que estiver vinculado o destinatário do documento fiscal, após verificação dos livros e documentos fiscais apresentados, lavrando-se termo no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências;

4.2 - em outro Estado, esta carta deverá ser substituído por cópia da correspondência, da qual conste o comprovante de entrega do original, à repartição fiscal do seu domicilio, em que declare que não utilizou como crédito, ou que estornou a quantia a ser restituída ou a ser compensada;

5 - anotará na coluna “Observações” da página do Registro de Entregas onde a nota fiscal errônea foi escriturada: “Nota fiscal (nº) - Carta de Comunicação de .../.../.../ (Modelo 1)

6 - se a incorreção for encontrada após a escrituração normal da nota fiscal emitida irregularmente, deve proceder de acordo com o roteiro preconizado para o destinatário da mercadoria para regularizar escrituração de nota fiscal com crédito a maior que o permitido, feitos os ajustes necessários;

7 - deve-se considerar que Portaria Cat n. 83/91, esclarece que se o destinatário do documento fiscal se creditou do destaque indevido, deve proceder o seu estorno, que se efetuado fora do período de apuração, fica obrigado a recolhê-lo mediante guia especial e com os acréscimos de Lei, conforme a época, salvo se no período em que efetuou o crédito e nos subseqüentes, até o imediatamente anterior ao do estorno, o contribuinte tiver mantido saldo credor nunca inferior ao valor estornado.