Página
Anterior
| fechar()
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Orientação Geral: 1. Rotina do pessoal
Obrigações Trabalhistas Tabela Geral de Prazos de Recolhimentos de Impostos e Contribuições - Tem por finalidade a orientação para organização e controle da agenda quanto ao vencimento dos impostos e contribuições federais, estaduais, municipais e trabalhistas 1-)
LEGISLAÇÃO TRABALHISTA E
PROVIDENCIÁRIA1-) LEGISLAÇÃO
TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIA 4-) LEGISLAÇÃO DO IMPOSTO DE RENDA
Tabela de Prazos para a Guarda de Documentos - Tem por finalidade a orientação para organização do arquivo inativo
Temos por finalidade de orientar de forma geral quanto as obrigações e rotinas Administrativas, do Pessoal, Fiscal e Arquivo como segue: 1. ROTINAS DO PESSOAL 1.1. Procedimentos para Admissões de Empregados a) Carteiras Profissionais b) Ficha de Registro de Empregados c) Ficha Salário Família d) Declaração de dependentes do I.R. e) Declaração de Salário Família f) Cadastramento no PIS, caso seja o 1º. emprego do funcionário 1.2. Documentos Necessários para Admissão a) Xerox da identidade b) Xerox do título do eleitor c) Xerox do comprovante de voto d) Xerox do Certificado de Reservista e) Atestado de Saúde - Exame Médico Admissional f) Certidão de nascimento dos filhos menores de 14 (quatorze) anos g) Fotografia 3x4 1.3. Procedimento para Demissões de Funcionários a) Elaboração da quitação dos funcionários de acordo com os seus direitos trabalhistas em relação à sua demissão b) Caso o empregado tenha mais de 01 (um) ano de casa, a quitação do funcionário deverá ser efetuada na presença do fiscal no Ministério do Trabalho ou Sindicato de Classe, de posse dos documentos necessários para este fim c) No momento do desligamento do funcionário quando for dispensado pela empresa, deverá ser emitido a Comunicação de Dispensa - CD, e postado no correio até 05 (cinco) dias de seu desligamento d) As homologações devem ser feitas no prazo estabelecido pela convenção do Sindicato de Classe e) Exame demissional a) Horário especial para estudante/gestante b) Proibição de horas - extras 1.5. Documentos de afixação obrigatória a) Quadro de horário de funcionamento do estabelecimento b) Taxa de licença e funcionamento da Prefeitura Municipal c) Alvará de Licença e funcionamento Municipal (a emissão deste Alvará pela Prefeitura está vinculado as condições de habitabilidade do imóvel, planta aprovada, normas de segurança, bombeiros, higiene, etc.) d) Alvará de funcionamento emitido pelo Ministério do Trabalho (a emissão deste Alvará está vinculada as condições de higiene, segurança e Medicina do Trabalho) e) Contribuição sindical empregador f) Documento de inscrição na Prefeitura Municipal, Estado e Receita Federal g) Vide documentos de afixação obrigatória na parte de orientação trabalhista anexa a presente
ATENÇÃO: A falta de apresentação dos Alvarás acima mencionados implicará em elevadas multas e o conseqüente fechamento do estabelecimento. a) Execução da Folha de Pagamento e envelopes b) Apuração e recolhimento dos encargos sociais e contribuições previdenciárias: INSS, FGTS, IR FONTE, Contribuição Sindical e Assistencial, carnê do INSS dos sócios c) Apuração e recolhimento dos impostos federais, estaduais e municipais: IRPJ / Contribuição Social / IPI / PIS / COFINS / ICMS / ISS / ITR / IRRF sobre serviços profissionais de terceiros e alugueis d) Entrega do CAGED (Cadastro de Admitidos e Demitidos). e) Execução da Folha de Pró-Labore dos diretores e respectivos recibos de pagamento f) Escrituração Fiscal dos Livros:
g) Entrega da Guia de Recolhimento do ICMS (GIA) h) Remessa de uma cópia autenticada da GPS quitada para o Sindicato Patronal
3. DOCUMENTOS MENSAIS PARA REMESSA À CONTABILIDADE 1. Cópias de cheques ou recibos de pagamento, com os respectivos documentos quitados, devidamente reconciliados com os extratos bancários, para que não haja falta de documentos 2. Comprovantes de recebimento ou depósito, com as respectivas duplicatas em anexo 3. Extratos bancários com os avisos de Débito e Crédito, devidamente reconciliados para que não haja falta de documentos 4. Extratos de aplicações financeiras 5. Processo de Importação e Exportação 6. Processo de Fechamento de Câmbio 7. Xerox dos Livros Fiscais do mês (Entrada, Saída, Apuração do IPI e ICMS) 8. Xerox das Folhas de Pagamentos e Pró-Labore 9. Xerox das Guias de Recolhimento do INSS, FGTS, IR Fonte, ICM, IPI, PIS, COFINS, ISS, Contribuição Sindical e Assistencial 10. 01 (uma) via de Notas de Vendas de Mercadorias e Serviços 11. 01 (uma) via das Notas de Compra de Mercadorias, Serviços, Máquinas, Móveis e Utensílios, etc.
5. SUGESTÃO PARA ARQUIVO DE DOCUMENTOS MONTAR PASTAS SUSPENSAS DE:
3.1 Assalariados e Pró-Labore 3.2 Aluguéis 3.3 Serviços Pessoa Jurídica 3.4 Serviços de Pessoa Física inscritas (autônomos) 3.5 Serviços de Pessoa Física não inscritas
Adotar caixa onde deverão ser arquivados por dia, mês e ano os documentos contábeis de caixa e banco, evitando neste arquivo colocar documentos originais de pagamento de impostos, já referidos nos itens anteriores
Ficar atento ao seguinte: Datas de vencimento de todos os impostos
Todas as orientações neste manual, tem como objetivo, uma orientação geral de forma sintética para que os controles das Obrigações Fiscais, Contábeis e Legais, fiquem de forma regular de acordo com a Legislação em vigor. OBRIGAÇÕES TRABALHISTAS Nossa Legislação Trabalhista remonta da década de 40 (quarenta), logo notamos que a mesma torna-se falha pelo avanço social e tecnológico, porém devemos nos preocupar em ter a documentação como segue, em ordem, evitando assim infrações trabalhistas e conseqüente multas elevadas. A Legislação Trabalhista exige que certos documentos sejam afixados em lugares visíveis, isto é, fiquem expostos de maneira que todas as pessoas tomem conhecimento deles, tais documentos recebem o nome de DOCUMENTOS DE AFIXAÇÃO OBRIGATÓRIA, como: a) Quadro de Horário do Trabalho b) Quadro de Horário de Trabalho do Menor c) Quadro de Disposições de Proteção ao Trabalhador dos menores d) Guia de Recolhimento - Contribuição Sindical Patronal e Empregados e) Quadro de Horários de funcionamento da casa f) Guia de recolhimento de INSS e FGTS do mês OBSERVAÇÃO: - A jornada normal de trabalho são de oito horas, podendo ser prorrogada por mais duas horas, quando o excesso de um dia fora compensado em outro dentro da mesma semana, sendo que a jornada não poderá ultrapassar a horas normais de 44 (quarenta e quatro) semanais e 220 (duzentas e vinte) mensais. Passaremos a listar, a seguir outros documentos obrigatórios, que são:
a) Contrato de Trabalhos (registro) b) Carteira de Trabalho e Previdência Social c) Prova de quitação com o serviço militar, se masculino entre 17 e 45 anos de idade d) Título de Eleitor, se maior e) Cédula de Identidade f) Comprovante de inscrição no PIS g) Carteira de Saúde h) Exame médico admissional i) CIC j) Cópia da Certidão de Nascimento dos Filhos e de Casamento l) Fotografia 3x4, de frente recente
a) Contrato de Experiência b) Declaração de Opção de FGTS c) Declaração de Dependência Econômica d) Termo de Responsabilidade e) Ficha de Salário Família f) Caderneta de Vacinação dos filhos nascidos à partir de 01.01.77 g) Ficha Salário Maternidade h) Carteira de Motorista (para tal função) a) Os mencionados de afixação obrigatória b) Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) c) Cadastro Geral de Empregados Admitidos e Demitidos d) Guia de Recolhimento - FGTS e) Guia de Recolhimento - INSS f) Relação de Empregados - FGTS g) Comunicação de Acidente do Trabalho h) Solicitação de Cadastro no PIS i) Contrato de Aprendizagem de Menores j) Livro de Inspeção de Trabalho l) Alvará Judicial para menores trabalharem em via pública m) Ficha de Horários Externos (motorista / vendedores, etc) n) Certificado de Aprovação de Instalações o) Acordo p/ Prorrogação da Duração de Trabalho p) Acordo p/ Compensação de Duração de Trabalho q) Assistência médica efetuada por profissional licenciado pela Medicina do Trabalho OBSERVAÇÃO: - O menor e a mulher não poderão fazer horas extraordinárias, exceção feita às mulheres que tiverem atestado médico do Ministério do Trabalho; o acordo para Compensação de Horas do menor e da mulher deverá ser feito em termo homologado pelo Sindicato de Classe.
Lembramos que atualmente as multas trabalhistas oscilam entre 03 (três) à 200 (duzentas) valor referência da época, e qualquer falta com as obrigações acima estará incorrendo em tais multas.
*** Elaborada em abril/97 de acordo com a Legislação em vigor ***
A presente tem por finalidade orientar V.Sa. quanto o prazo para guarda de documentos de acordo com as Legislações Trabalhista, Estadual, Municipal e Federal, como segue.
1-) LEGISLAÇÃO TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIA Para o trabalhador urbano, os documentos trabalhistas e previdenciários devem ser guardados pelo prazo mínimo de cinco anos, contados da data do pagamento, ou dois anos da rescisão contratual, já para os fundiários, devem ser guardados por, no mínimo, 30 (trinta) anos. (Fundamento: art. 7° , XXIX, da Constituição Federal - DF; Lei n° 8.036/90 e art. 55 do Dec. n° 99.684/90). Existem documentos que, por disposição legal ou por medida cautelar, devem permanecer arquivados por prazos diversos, conforme quadro abaixo:
Esclarecemos que contra empregados menores de 18 anos de idade não corre prazo prescricional (CLT, art. 440), assim a partir da data em que completarem 18 anos todos os documentos a eles referentes devem ser guardados pelos prazos acima descritos. Os exames médicos admissional, periódico e demissional, compreendendo investigação clínica, devem ser guardados até que sejam renovados, o que deve ocorrer com a seguinte periodicidade:
I - Investigação clínica: a) de seis em seis meses para os que trabalham nas atividades e operações insalubres constantes da NR 15 b) anualmente, nas demais atividades II - Investigação radiológica - telerradiografia de tórax:
a) exame admissional e/ou periódico; e b) anualmente, sempre que o candidato a emprego ou empregado tenha trabalhado exposto a determinados agentes insalubres, constantes da NR 15, capazes de causar lesão pulmonar detectável por meio de telerradiografia
LEGISLAÇÃO ESTADUAL - (artigo 193 - RICMS)
Os documentos fiscais, bem como faturas, duplicatas, guias, recibos e todos os demais documentos relacionados com imposto, deverão ser conservados, no mínimo, pelo prazo de 5 anos, e, quando relativos a operações ou prestações objeto de processo pendente, até sua decisão definitiva, ainda que esta seja proferida após aquele prazo. Os
livros fiscais e comerciais são de
exibição obrigatória ao Fisco,
devendo ser conservados durante o prazo de 5 anos,
contados do encerramento. (art. 103 - Decreto Lei 26.120
de 07/06/88).
Os
comprovantes de lançamentos neles efetuados
serão conservados até que ocorra a
prescrição dos créditos
tributários, contados conforme disposto no item 4.
(Lei 5172 arts. 173 e 195 - CTN).
(Lei
5.172, de 25/10/66 - Código Tributário
nacional - artigos 173 e 195 - DOU de 27/10/66 c/ Retif.
em 31/10/66): Para
efeitos da legislação tributária, os
livros obrigatórios de escrituração
comercial e fiscal, arquivos, documentos, papéis e
comprovantes que deram origem aos lançamentos
contábeis, devem ser guardados até que
ocorra a prescrição dos créditos
tributários decorrentes das
operações a que se refiram.
No caso
do Imposto de Renda, o direito de a Fazenda
Pública constituir o crédito
tributário extingue-se após 5 anos,
contados das seguinte forma: a)
do 1º. dia do exercício seguinte
àquele em que o lançamento poderia ter sido
efetuado; ou b)
da data em que se tornar definitiva a decisão que
houver anulado, por vício formal, o
lançamento anteriormente efetuado. |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Fonte : SIMPI |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| fechar() | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
INFORMAÇÕES
CONTIDAS NESTE MANUAL
Balanço
Patrimonial e respectivas Demonstrações de
Resultado